Wenn mehrere Personen einen Ablauf mit Tabellen und E-Mails bearbeiten, lohnt sich ein Blick auf die Übergaben. Wo werden Angaben erneut eingetippt? Wo fehlen Freigaben oder ein gemeinsamer Stand? Daran lässt sich beurteilen, ob eine Web-App hilft oder die vorhandene Tabelle ausreicht.

Fünf Zeichen, dass es Zeit ist

Mehrere Leute arbeiten in derselben Datei. Dann gibt es Versionen: “final”, “final2”, “final_neu”. Irgendwann ist eine Änderung weg, und niemand weiss, welche.

Die Tabelle schickt E-Mails aus. Nicht wirklich, aber du tust es für sie: “Kannst du Zeile 47 freigeben?” Der Ablauf lebt in der Mailbox, und der Status steht nirgends.

Kunden fragen nach dem Stand. Jemand sucht die Angaben in der Tabelle und antwortet per Mail. Der Status ist für Kunden nicht direkt sichtbar.

Dieselben Daten stehen an zwei Orten. In der Tabelle und im Buchhaltungsprogramm, in der Tabelle und im Kalender. Änderungen müssen an beiden Orten nachgeführt werden.

Nur eine Person versteht die Formeln. Wenn sie in den Ferien ist, ändert niemand etwas. Wenn sie geht, geht das Wissen mit.

Diese Zeichen sind ein Anlass, den Ablauf genauer anzusehen. Ob dafür individuelle Software sinnvoll ist, hängt von der Nutzung und den vorhandenen Werkzeugen ab.

Was eine Web-App anders macht

Eine Web-App läuft im Browser. Wir legen fest, welche Geräte unterstützt werden und wer welche Angaben sehen oder bearbeiten darf. Statt Dateien herumzuschicken, arbeitet dein Team auf einem gemeinsamen Datenstand.

Der Ablauf steckt in der App, nicht in den Köpfen. Eine Freigabe ist ein Knopf, kein Mail. Ein Status ist ein Feld, das jeder sieht. Regeln, die heute “das macht man bei uns so” heissen, werden zu Regeln, die die App einhält, auch wenn niemand daran denkt.

Und die App spricht mit dem, was du schon hast: Buchhaltung, Kalender, Shop, über Schnittstellen. Daten stehen an einem Ort und werden von dort geholt, statt abgetippt.

Wann du bei der Tabelle bleiben solltest

Wenn eine Person sie pflegt und sie einmal im Monat gebraucht wird. Wenn der Ablauf sich alle paar Wochen ändert, weil der Betrieb noch herausfindet, wie er arbeiten will. Wenn es ein fertiges Programm gibt, das genau das tut, was du brauchst.

Individuelle Software lohnt sich, wenn der Ablauf stabil ist, mehrere Leute daran hängen und kein fertiges Programm ihn abbildet, ohne dass du deinen Betrieb dem Programm anpasst. Wenn du unsicher bist, sagen wir es dir im Erstgespräch, auch wenn die Antwort “bleib bei Excel” heisst.

Beispiel: von der Anfrage zum Auftrag

Unsere Prozessdemo stellt denselben Vorgang in zwei Abläufen gegenüber. Die Illustration zeigt, an welchen Stellen individuelle Software eine manuelle Übergabe ersetzen kann.

Arbeitsschritt Mit getrennten Werkzeugen Mit einer gemeinsamen Anwendung
Anfrage erfassen Angaben aus der E-Mail in eine Tabelle übertragen Die Angaben liegen in einem Vorgang.
Angaben prüfen Felder und fehlende Informationen einzeln kontrollieren Vereinbarte Pflichtfelder und Regeln werden geprüft.
Auftrag übergeben Angaben im Zielsystem erneut eintippen Die Anwendung übergibt die benötigten Daten über eine passende Schnittstelle.

Welche dieser Schritte automatisiert werden, hängt von deinen Regeln und den verfügbaren Schnittstellen ab. Die Demo veranschaulicht einen möglichen Ablauf.

Den heutigen Aufwand messen

Notiere eine Woche lang, wie viele Vorgänge du bearbeitest und wie lange die doppelte Eingabe dauert. Ein Rechenbeispiel: 20 Vorgänge pro Woche mit jeweils 3 Minuten zusätzlicher Eingabe ergeben 60 Minuten pro Woche. Bei angenommenen 46 Arbeitswochen sind das 46 Stunden im Jahr.

Das ist ein Beispiel für die Bestandsaufnahme, keine gemessene Zeitersparnis eines Konfigura-Projekts. Wie viel davon entfällt, lässt sich erst am konkreten Ablauf prüfen. Auch Prüfung, Ausnahmen und Pflege gehören in den Vergleich.

Wie so ein Projekt läuft

Zuerst schauen wir uns den Ablauf an, so wie er heute ist, mit der Tabelle und den Mails. Daraus wird eine Beschreibung: wer was tut, in welcher Reihenfolge, mit welchen Regeln. Wir besprechen diese Beschreibung mit dir und passen sie gemeinsam an, denn du kennst deinen Betrieb am besten.

Danach erhältst du eine individuelle Offerte für den vereinbarten Umfang. Während der Umsetzung siehst du den Stand im Browser und prüfst ihn mit deinen Abläufen. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung werden passend zum Projekt vereinbart.

Was so etwas typischerweise ist

Ein Kundenportal, in dem Kunden ihre Aufträge sehen und Dokumente hochladen, statt sie per Mail zu schicken. Ein internes Werkzeug für Planung, Freigaben oder Nachverfolgung. Eine Schnittstelle, die zwei Programme verbindet, die heute per Hand abgeglichen werden. Alles drei sind Web-Apps, und alle drei fangen mit derselben Frage an: Was tut der Ablauf heute, und wo hakt es?

Mehr zur Leistung steht auf der Seite Individuelle Software.