Eine Schnittstelle ist dann nützlich, wenn sie einen konkreten Arbeitsschritt übernimmt. Statt «Shop und ERP verbinden» beschreiben wir deshalb zuerst den Vorgang: Eine Bestellung soll im ERP als Auftrag erscheinen, mit den richtigen Positionen und den benötigten Kundenangaben.
Das ist die Grundlage für Prozessoptimierung durch individuelle Software. Die technische Verbindung folgt dem Ablauf, den dein Unternehmen tatsächlich braucht.
Mit einem echten Vorgang beginnen
Nimm eine typische Bestellung oder Anfrage. Verfolge sie vom Eingang bis zur Bearbeitung. Wo werden Daten kopiert? Welche Informationen werden ergänzt? Wer gibt etwas frei? Und welche Angaben fehlen immer wieder?
Dabei müssen nicht alle Arbeitsschritte automatisiert werden. Eine fachliche Prüfung kann bewusst bei deinem Team bleiben. Die Schnittstelle bereitet die Informationen dafür vor und übernimmt die vereinbarte Übergabe.
Für jedes Datenfeld eine Quelle festlegen
Artikelnummer, Kundennummer und Auftragsstatus sehen in verschiedenen Systemen möglicherweise ähnlich aus, bedeuten aber nicht automatisch dasselbe. Deshalb ordnen wir die Felder ausdrücklich zu.
Für jeden Datentyp wird festgelegt, welches System den verbindlichen Stand führt. Beispielsweise könnten Produktstammdaten aus dem ERP kommen und neue Bestellungen im Shop entstehen. Das konkrete Modell hängt von deinem Betrieb ab.
Fehlt diese Zuordnung, überschreiben Systeme leicht Änderungen aus anderen Arbeitsschritten. Eine Liste der Felder und Zuständigkeiten schafft eine prüfbare Grundlage.
Beispiel einer Zuordnung zwischen Shop und ERP
Für eine Shopbestellung könnte die Planung so aussehen. Die konkreten Feldnamen, Zuständigkeiten und Möglichkeiten werden mit deinen Anwendungen geprüft.
| Information | Richtung im Beispiel | Prüfung vor der Übergabe |
|---|---|---|
| Artikel und Mengen | Shop → ERP | Jeder Artikel ist im Zielsystem eindeutig zugeordnet. |
| Kunden- und Lieferangaben | Shop → ERP | Die benötigten Felder sind vollständig und richtig zugeordnet. |
| Bestellkennung | Shop → ERP | Eine wiederholte Übertragung erzeugt keinen zweiten Auftrag. |
| Auftragsstatus | ERP → Shop oder Kundenportal | Der Status wird dem richtigen Vorgang zugeordnet. |
Eine 3D-Konfiguration kann zusätzliche Eigenschaften und Bauteile enthalten. Dafür wird festgelegt, welche Angaben das ERP übernimmt und welche als Dokument oder strukturierter Datensatz zum Auftrag gehören. Der Ratgeber zur Shop-Anbindung eines Konfigurators beschreibt die Anforderungen an den Warenkorb.
Zeitpunkt und Richtung der Übertragung bestimmen
Müssen Daten sofort nach einem Ereignis übertragen werden oder genügt ein regelmässiger Abgleich? Welche Angaben gehen zurück? Ein Auftragsstatus kann beispielsweise vom ERP zum Kundenportal zurückfliessen.
Entscheidend ist die Anforderung im Betrieb. Dazu prüfen wir, welche Schnittstellen die vorhandenen Systeme anbieten und welche Zugriffsrechte, Erweiterungen oder Einschränkungen dazugehören.
Fehler als Teil des Ablaufs behandeln
Ein Zielsystem kann vorübergehend nicht erreichbar sein. Ein Artikel kann fehlen oder eine Eingabe kann ungültig sein. Die Lösung braucht deshalb einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.
Ein fehlgeschlagener Vorgang darf nicht unbemerkt verschwinden. Gleichzeitig soll ein erneuter Versuch keinen doppelten Auftrag erzeugen. Wir legen fest, wie Vorgänge erkannt, erneut übertragen und bei Bedarf von einer Person bearbeitet werden.
Mit typischen und ungewöhnlichen Fällen prüfen
Die Prüfung umfasst mehr als eine erfolgreiche Beispielbestellung. Dazu gehören fehlende Angaben, geänderte Positionen, Stornos, wiederholte Ereignisse und eine unterbrochene Verbindung, soweit diese Fälle im vereinbarten Ablauf vorkommen.
Bei einem Konfigurator kommen die gewählten Produkteigenschaften und mögliche Stücklisten hinzu. Der Ratgeber Vom Konfigurator zur Bestellung beschreibt diese Übergabe genauer.
Was für die erste Besprechung hilft
- Die beteiligten Systeme und ihre Ansprechpartner.
- Ein typischer Vorgang mit seinen heutigen Arbeitsschritten.
- Die benötigten Felder und ein Beispiel der Daten.
- Anforderungen an Zeitpunkt, Richtung und Freigaben.
- Die wichtigsten Fehlerfälle aus dem Alltag.
Daraus lässt sich der Umfang für eine individuelle Offerte bestimmen. Wenn zunächst die interne Bearbeitung verbessert werden soll, lohnt sich auch der Vergleich Web-App statt Excel.